烟 台 大 学 文 件 |
|
烟大校发〔2021〕66号 |
关于印发《烟台大学行政印章
管理办法（试行）》的通知
各学院、部处室，各直属单位：
现将《烟台大学行政印章管理办法（试行）》予以印发，请遵照执行。
烟台大学
2021年10月14日
烟台大学行政印章管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为规范学校行政印章管理，维护学校合法权益，推进依法治校，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所指行政印章包括：
（一）法定名称章，指“烟台大学”印章（以下简称“学校印章”）、“烟台大学”钢印（以下简称“学校钢印”）；
（二）校长签名章；
（三）冠以法定名称的业务专用章（以下简称“业务专用章”）；
（四）各学院、行政处（室），各直属单位的行政公章（以下简称“二级单位公章”）。
第三条 学校办公室是学校各类行政印章的综合管理部门，负责印章管理办法的制定，印章的刻制审批、启用、废止、监督使用等工作。
第二章 印章的刻制、启用和废止
第四条 行政印章的刻制程序：
（一）学校印章、学校钢印、校长签名章的刻制由学校办公室根据上级规定办理；
（二）二级单位公章的刻制需各二级单位持学校批准成立的文件到学校办公室办理有关印章刻制证明手续，学校办公室安排专人到公安机关指定单位刻制；
（三）业务专用章的刻制，除按照单位公章的刻制程序办理外，应提供该印章的使用管理细则；
（四）校内各种科研性、学术性、群众性等非实体性机构、各二级单位的挂靠机构及下属科室原则上不刻制印章，确因工作需要刻制印章的，须报分管校领导审批同意，经学校办公室审核后刻制（附件1）。
任何单位和个人不得私自刻制公章。
第五条 印章刻制完成后，刻印单位须持新印章到学校办公室留存印模，并发文启用，未经发文或备案的印章不生效，不得私自使用。因印章磨损而更换的只留存印模不再发启用文件。
第六条 已经启用的印章，如因机构变动、名称变更或其它原因停止使用的，原印章原则上自行文之日起停用。废止停用的印章须交回学校办公室，由综合档案室封存归档。
第三章 印章的使用范围
第七条 行政印章的使用范围：
（一）学校印章
1.以学校名义报送、印发的各类公文、报表等；
2.学校颁发的各类证件、证书、证明等；
3.学校介绍信、法人委托书等；
4.出具各种具有法律效力的文书；
5.其他事由用印。
（二）学校钢印
主要用于学校颁发的各类证件和证书的照片压印，原则上不能独立使用。
（三）校长签名章
1.需要法定代表人签章的各类报表、合同、协议、意向书以及委托书、任务书、申报表、审批表等；
2.毕业证书、学位证书、各种校级聘书、荣誉证书等；
3.经校长批准可以使用校长签名章的文件和材料等。
（四）业务专用章
对外具有代表学校效力，在学校以法人身份参与的、与印章名称相适应的业务中使用。
（五）二级单位公章
仅用于校内职责范围内处理公务，原则上不对外使用，上级领导机关有明确要求的除外。
第四章 印章的使用程序
第八条 学校各类行政印章的使用必须坚持严格、安全的原则。各单位行政主要负责人是本单位所管理使用行政印章的第一责任人，负责本单位行政印章的审批用印。
第九条 使用校级行政印章（包含学校印章、学校钢印、校长签名章），应遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行先审批后用印，谁审批谁负责的要求。具体用印程序如下：
（一）一般程序。用印申请人完整填写《烟台大学用印审批表》（附件2），所在单位、相关职能部门分别审核，并报分管校领导审批同意后方可用印。其中，分管校领导认为应提交学校主要负责人审批的，应经学校主要负责人审批同意后方可用印。
1.以学校名义报送的非公文类的重要文件、材料、报表等；
2.毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书、毕业证明书、学位证明书、录取通知书、学生证等，须提供加盖单位公章的人员名单；
3.基建工程、报建材料、工程备案表、土地划拨、承诺书、固定资产投资报表等；
4.校办企业资产评估、投资项目、工商年检等；
5.以法人代表名义出具的委托书、授权书以及其他事项使用校长签名章的。
（二）授权事项程序。该程序适用于相关职能部门日常工作中长期存在、需大量使用校级印章的事项。此用印事项应由相关职能部门提前报分管校领导书面授权、学校办公室备案。用印申请人填写《烟台大学用印审批表》，经相关职能部门主要负责人审批同意后即可用印。
1.在职证明、收入证明、工作证、进修证、专业技术职务证、离退休证、聘书、荣誉证书等，批量办理的，须提供加盖单位公章的人员名单；
2.应征入伍登记表、学生奖励证书等；
3.科研项目申报、科研成果、科研奖励、专利申请、项目中审、项目结题等。
（三）日常事项程序。用印申请人填写《烟台大学用印审批表》，所在单位、相关职能部门审批同意后即可用印。
1.对外联系工作、考察调研等需要出具学校介绍信、证明信、公函等；
2.出国（境）类；
3.购置教学、科研进口仪器设备办理政府采购、海关减免税相关业务等；
4.学校统一社会信用代码证、法人身份证复印件；
5.在读证明、学历证明、毕业生相关档案证明，若要用学校印章，须先加盖教务处印章或学校档案证明专用章。
（四）合同用印程序。以学校名义签订的合同或协议，原则上应使用“烟台大学合同专用章”；科技合同或协议，原则上应使用“烟台大学科技合同专用章”。确需使用学校印章的，须履行《烟台大学合同管理办法》规定的合同审核流程后方可用印，须将一份合同原件交学校办公室综合科，由综合档案室归档。
（五）公文用印程序。以学校名义报送、印发的公文，须出具校领导签发的发文底稿方可用印。
第十条 其它未列明事项用印，按一般程序审批。
第五章 印章的管理
第十一条 学校授权学校办公室管理使用学校印章、学校钢印、校长签名章；授权资产管理部门管理使用学校合同专用章；授权科研管理部门管理使用学校科技合同专用章。各单位管理使用各自单位行政印章。
第十二条 校级行政印章由学校办公室综合科专人管理、专柜保管，并做好用印登记，对用印时间、用印单位、用印事由等进行详细登记（附件3），实现用印可倒查可追溯。
第十三条 各单位必须指定专人负责管理使用行政印章，应规范审批程序，做好用印登记。
第十四条 各单位应妥善保管印章，在办公场所加锁存放，不得在办公场所外使用和存放；如特殊情况需外带使用的，应经单位主要负责人批准，并派印章管理人员现场监印。
第十五条 印章管理人员用印时应认真审阅有关材料，了解用印内容，严禁未经审批擅自用印，严禁在空白介绍信、单据或纸张上加盖印章。
第十六条 各单位要严格遵守学校行政印章管理办法的规定，如未按照规定管理使用印章，将依法追究相关责任人责任。
第六章 附则
第十七条 各单位应参照本办法制定内部印章使用管理制度，冠以法定名称业务专用章的管理制度需报学校办公室备案。
第十八条 本办法由学校办公室负责解释。
第十九条 本办法自发布之日起施行。
