关于印发烟台大学档案管理办法（修订）的通知
烟大校发〔2010〕31号
各学院、部、处、室，各直属单位：
《烟台大学档案管理办法（修订）》已经2010年3月25日校长办公会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。
烟 台 大 学
二○一○年四月八日
烟台大学档案管理办法
（修 订）
第一章 总 则
第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）等法律、法规，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校、社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。不包括人事档案和学生档案（下同）。
第三条 学校档案是学校不可再生的宝贵财富，是记录学校工作发展的重要依据，学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》承担保护和移交档案的义务。
第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，也是反映和衡量学校管理水平的重要标志之一。档案工作纳入学校整体发展规划，各单位要纳入部门工作计划，纳入有关人员的岗位职责，纳入目标责任制，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第五条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责。
第六条 学校有计划地为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快学校档案数字化建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第二章 机构设置与职责
第七条 学校设立档案管理委员会，具体负责组织协调、研究、解决档案工作中的重大问题。
第八条 学校设立综合档案室，对全校档案实行统一管理并提供利用等服务。
第九条 综合档案室的基本职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；
（二）拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度，对各单位档案工作进行监督、指导和检查；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）对全校专（兼）职档案工作人员进行业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展档案学术研究和交流活动。
第十条 学校各学院、部、处、室、中心，各直属单位均为归档文件整理单位（简称各归档单位），不单独设立档案管理机构，由各单位主要行政负责人分管档案工作，确立一名兼职档案员负责本单位档案资料的收集、整理、立卷、移交工作。
第十一条 各归档单位的职责是：
（一）认真贯彻、执行档案工作的法律、法规和学校档案工作的规章制度；
（二）负责本单位文件材料的收集积累、整理组卷、归档移交等工作，要保证归档文件材料的原始性、完整性、准确性和系统性；
（三）主动接受上级档案部门和综合档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向综合档案室移交档案；
（四）加强保密工作，确保文件材料的安全。
第十二条 学校专（兼）职档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，要认真学习档案业务知识和现代化管理知识，刻苦钻研业务，保证工作的顺利开展。学校的专（兼）职档案工作人员，在一定时期内应保持相对稳定。
第三章 档案管理
第十三条 学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，不断提高学校档案管理水平。
第十四条 各归档单位应对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。学校档案主要分为以下12大类。
（一）党群类：主要包括学校党委及各党群部门（工会、团委、民主党派等）的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及各项活动中形成的具有保存价值的的文件材料；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种文件、会议记录、纪要及行政活动中形成的具有保存价值的文件材料；上级机关与学校关于行政管理的材料。
（三）教学类：主要包括学校教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。
（四）科研类：主要包括学校科研活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《烟台大学科研类档案工作规范》执行。
（五）基本建设类：主要包括学校基本建设活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《烟台大学大学基本建设类档案工作规范》执行。
（六）仪器设备类：主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《烟台大学仪器设备类档案工作规范》执行。
（七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。具体归档范围按照《烟台大学产品类档案工作规范》执行。
（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、校报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。具体归档范围按照《烟台大学出版物类档案工作规范》执行。
（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、中外合作办学，境外办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十）财会类：主要包括学校财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《烟台大学财会类档案工作规范》执行。
（十一）声像类：主要包括学校各项活动中形成的以及与本校有关的具有保存价值的录音、录像、照片等声像材料。
（十二）实物类：主要包括与学校有关的领导题词、名人字画、机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。
第十五条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各归档单位兼职档案员要按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，填写备考表，由本单位档案工作负责人审核签字后装订成卷，按期向综合档案室移交。综合档案室负责对立卷工作的业务指导、检查和验收。
档案移交必须填写移交清册，经综合档案室人员验收后，方可办理交接手续。
第十六条 归档的档案材料应质地优良，书绘工整，使用规范书写材料，声像清晰（配有文字材料说明），符合《烟台大学档案工作规范》。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》执行。
第十七条 档案材料归档时间：
（一）各教学单位在次年寒假前归档；
（二）科研类档案在项目完成后两个月内归档；
（三）基建类档案在项目完成后三个月内归档；
（四）财会类档案在会计年度结束后立卷，并按要求整理编目，暂由财会部门保管三年，期满后，于次年六月底前归档；
（五）其他单位其他类档案在形成年度的次年六月底前归档。
第十八条 综合档案室负责对接收的档案进行整理、分类、编号和排架。
第十九条 综合档案室负责组织档案的鉴定工作。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经档案管理委员会联合归档单位相关人员进行鉴定、登记造册，予以销毁。未经鉴定，不得销毁任何档案。
第二十条 学校档案要采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，转成电子档案保管。
第二十一条 综合档案室要建立健全库房管理制度，配备恒温、恒湿设备，落实防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，确保档案安全。
第二十二条 综合档案室对室藏档案和资料要定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向所属部门（单位）分管领导和主要领导报告，必要时逐级向分管校领导报告，及时处理。
第二十三条 学校与其他单位分工协作完成的项目，综合档案室要保存一整套档案。若协作单位保存正本，我校具体协作单位应当将正本复制件送交综合档案室保存。
第二十四条 个人在从事教学、科研、外事、管理等职务活动中形成的有保存价值的各种载体形式的档案材料，由所在单位兼职档案员整理后，移交综合档案室集中管理，任何个人不得据为己有。
第二十五条 综合档案室要建立统计制度，定期对档案的收进、移出和案卷数量、档案的利用等情况进行统计，并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用和开放
第二十六条 综合档案室按照国家有关规定开放档案。涉及国家秘密的，涉及专利或技术秘密的，涉及个人隐私的，档案形成单位规定限制利用的，一律不予开放。未经学校授权，任何组织或者个人无权公布学校档案。
第二十七条 凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在履行相关登记手续后，均可利用已开放的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十八条 查阅、摘录、复制未开放档案的，须经档案形成单位或个人和档案机构负责人批准。其中涉密档案须经学校保密委员会批准，必要时报请校领导审查批准。
第二十九条 利用重要、珍贵档案的，不提供原件。如有特殊需要，须经分管校领导或所属部门（单位）主要负责人批准。
第三十条 综合档案室是学校出具本校档案证明的唯一机构。加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。档案用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收费。
第三十一条 综合档案室应根据学校和社会需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作。为学校的教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。
第五章 奖励与处罚
第三十二条 学校对档案管理工作进行定期检查考核。有下列事迹之一的单位或个人，由学校给予表彰与奖励：
（一）对档案的收集、整理、利用做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
（三）对档案学及档案史料研究做出重要贡献的；
（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案部门的。
第三十三条 有下列行为之一的单位或个人，学校对分管档案领导和直接责任人按规定给予批评或处分；构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第六章 附 则
第三十四条 本办法自发布之日起执行。原烟大校字〔1999〕10号文件印发的《烟台大学档案管理办法（试行稿）》同时废止。
第三十五条 本办法由档案室所属部门（单位）负责解释。
