烟台大学办公室关于印发《烟台大学会议事务规范办法（试行）》的通知
烟大办发〔2010〕6号
各分党委、党总支、直属党支部，各学院、部处室、直属单位：
《烟台大学会议事务规范办法（试行）》已经2010年4月15日校党委常委会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。
烟台大学办公室
2010年4月16日
烟台大学会议事务规范办法（试 行）
为了进一步规范会议管理，落实会议事务，提高会议效率，根据上级有关规定和学校职责划分等实际情况，特制定本办法，并经校党委常委会同意下发。
本办法所规范的会议，主要是指校内学校或系统层面的会议和由学校以及校属部门、单位主办或承办的校外会议。
规范会务要本着“精简非学术会议、尽量避免开长会”的原则，规范会议审批（实行会议审批单制度，会议审批单见附件），严格会议考勤，加强会议纪律,充分发挥会议效用。
一、校内会议
（一）校级综合会议
此类会议是指学校层面的、面向各个系统的、议题广泛的综合性会议。此类会议一般要求校领导全体出席。校级综合会议主要包括：党代会、双代会、团代会、党委（扩大）会、党委常委会、校长办公会、学校年度工作研讨会、中层干部会、干部大会、开学典礼、毕业典礼、两校援建会、校庆等。
1.党代会、双代会、团代会由党委常委会根据上级要求和学校的实际情况确定是否准备召开，按有关程序需要上报批准的，还须报请上级有关部门批准后方能召开；两校援建会，由党委常委会按照惯例，经与两校协商后，确定是否召开；校庆是否举办，由党委常委会根据实际需要确定。以上会议的主要议题、主持人等，亦由会议确定者确定。
以上会议的筹备与组织工作由会前组成的会议筹备组织机构负责，主要包括会议通知、部署、议程、讲话、主持词及其他材料的准备、会议记录与纪要、会务安排与落实、会议宣传等项工作。
2.党委（扩大）会、党委常委会、校长办公会，按照校党委《关于坚持党委领导下的校长负责制 完善党委（常委）会议和校长办公会议制度的实施办法（试行）》的规定办理，会议准备、会议记录、会议纪要等会议服务工作由学校办公室负责。
3.学校年度工作研讨会，由党委常委会确定召开时间、方式、议题、议程。会议准备、会议考勤、会议记录等会议服务工作由学校办公室会同有关部门负责。会议宣传由党委宣传部负责。
4.中层干部会、干部大会，由党委常委会或校党委主要领导确定召开方式、议程、时间、地点及会议主持人等，由学校党委组织部会同学校有关部门下发通知；学校办公室负责落实会场、会标和会场布置，并按规定要求和有关程序负责发布会议纪要；会议材料准备（包括议程、领导讲话、主持词和会议其他材料等）、会议考勤、会议组织、会议记录和会议服务等项工作，根据会议主要内容，由对口的相关主管或牵头部门负责；会议宣传由党委宣传部负责。
5.开学典礼、毕业典礼，由校长办公会或学校行政主要领导确定举行方式、议程、时间、地点。由学校办公室负责落实和布置会场，发布会议通知，起草会议议程、主持词；人事处负责确定大会发言教师代表并审核发言稿件；党委学工部负责起草校长讲话，组织学生入场，确定学生发言人员并审核发言稿件，会同校团委组织颁发优秀毕业生和西部计划奖；教务处会同校团委组织颁发毕业和学位证书；校团委负责会场礼仪、服务人员相关工作；会议宣传由党委宣传部负责。
（二）校级专题会议
此类会议是指学校层面的、由主管部门牵头、议题专一的、但要求与此专题有关的多个部门、单位参加的专题性会议。此类会议要求主管和相关校领导出席。校级专题会议主要包括教学工作会议、科研工作会议、学科建设会议、学生工作会议、党建思想政治工作会议、人才队伍建设工作会议、外事工作会议、后勤工作会议、安全稳定工作会议、专题例会、专题协调会等。
校级专题会议由学校相关会议（党委常委会或校长办公会）和主管校领导确定召开方式、议程、时间、地点及会议主持人等。会议准备（包括议程、讲话、主持词和其他相关材料的草拟和准备，进行会议部署等）、会议考勤、会场布置（大型会场布置，由主管牵头部门会同学校办公室进行）、会议记录等会议服务工作由主管牵头部门负责。需要使用学校会场的，由学校办公室协调；如需形成纪要下发，按以下程序办理：记录部门拟稿，经主管校领导审阅签发后，学校办公室按要求和发布范围发文；会议宣传由党委宣传部负责。
（三）系统和部门会议
此类会议是指系统和部门层面的、由部门单独召集和主持的、以部门或系统内工作为议题的、需要本系统有关单位和人员参加的业务性会议。此类会议一般由主管部门领导主持，亦可由主管部门邀请其主管校领导参加或主持。系统和部门会议主要包括教学系统、科研系统、学工系统、党建系统、政工系统、宣传系统、人事系统、外事系统、后勤系统、安全系统等业务会议。
系统和部门会议的召开及其有关议题等事项，须由该系统主管部门提出并报主管校领导批准后方能进行。会议准备（包括议程、讲话、主持词、其他材料、会议通知、部署等）、会场布置、会议考勤、会议记录与纪要、会议服务、会议宣传均由该系统主管部门负责；需要使用学校会场的，提前通知学校办公室给予协调；需要在全校范围内发纪要的，由记录部门将其所拟纪要报主管校领导签发后，由学校办公室按要求和发布范围发文。
二、校外会议
校外会议是指以学校或各学院、部门（单位）名义对外主办或承办的综合性会议和专题会议等。此类会议要坚持“谁主办（承办）谁负责和维护学校声誉”的原则。
（一）以学校名义对外主办或承办的会议
以学校名义对外主办或承办的综合性会议，必须经党委常委会或校长办公会批准。此类会议的筹备与组织工作由委托单位与我校在会前组成的会议筹备组织机构负责，主要包括会议通知、部署、议程、讲话、主持词及其他材料的准备、会场布置、会议记录与纪要、会务安排与落实、会议宣传等会议服务工作。
以学校名义对外主办或承办的专题会议（含专题学术会议），必须经学校相关会议（党委常委会或校长办公会）或主管校领导批准，此类会议的会议准备（包括确定会场和会场布置、议程、讲话、主持词和其他相关材料的准备，进行会议部署等）、会议考勤、会议记录（纪要）、会议材料整理等会议服务工作由牵头主管部门（协同委托单位）负责，学校相关部门配合。
（二）以学院、部门名义对外主办或承办的会议
此类会议由学院或部门领导决定并报其分管或联系校领导同意后方能承接。此类会议的准备、组织、会务等会议服务工作由各主办或承办学院或部门自行负责。如需邀请校领导出席或出面接待上级部门领导，由各主办或承办单位自行联系其分管或联系校领导，如其不能参加，请提前告知办公室协调其他校领导。
以学校名义主办或承办的校外会议，要积极争取上级和委托单位的经费支持，尽量做到“以会养会”；确需学校经费支持的，需向校长办公会提交专项预算报告，经批准后方能给予会议资助。以学院或部门名义主办或承办的会议，严格按照“以会养会”的原则，由委托单位和主办或承办的学院、部门等单位负责所有支出。以上校外会议均需严格遵守学校《关于学校办公室接待费、业务费、车辆维持费支出有关问题的规定》（烟大校字〔2008〕73号）。
本办法所含会议的材料收集、汇总工作由相关机构或单位（校内会议由主管牵头部门或成立的筹备组织机构的秘书组，校外会议由主办或承办单位、或成立的筹备组织机构的秘书组）负责，按要求需要归档的，请按照《烟台大学档案管理办法》（烟大校发〔2010〕31号）有关规定将会议材料立卷并按时间要求移交学校综合档案室。
本办法自下发之日起试行，由学校办公室负责解释。
附件：烟台大学会议审批单
