烟大党发〔2014〕9号
各分党委、党总支、直属党支部，各部处室、直属单位：
《烟台大学公文处理工作办法》已经校党委常委会研究通过，现予以印发。
中共烟台大学委员会
2014年6月19日
烟台大学公文处理工作办法
第一章 总 则
第一条 为了适应工作需要，推进学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《山东省<党政机关公文处理工作条例>实施办法（试行）》（鲁办发〔2012〕25号）及有关规定，结合我校实际情况，制定此办法。
第二条 学校的公文，是学校在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。
第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、整理归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，实行统一领导、分级管理，做到统一规范、准确及时、安全保密。
第五条 学校办公室（以下简称“校办”）是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作并指导校内各单位（部门）的公文处理工作。
第六条 各单位（部门）应高度重视公文处理工作，设专人或相对固定人员负责公文处理工作，从事公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质。各单位（部门）主要负责人是本单位公文处理工作第一责任人。
第七条 各单位（部门）要积极推行使用电子公文，促进公文处理工作信息化水平不断提高。校内普发公文（除涉密文件外）处理工作原则上通过协同办公系统进行。
第二章 公文种类
第八条 学校党政公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告。适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求全校各单位（部门）或有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问。
（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
（二）发文字号。正式公文须编制发文字号，发文字号一般由发文单位代字、职能代字、年号、序号等部分组成。如学校行政工作方面的文件，发文字号为“烟大校发〔2014〕××号”，其中“烟大”为学校代字，“校”为职能代字，“2014”为年号，“××”为文件序号。发文字号中年份用六角括号“〔 〕”（不用中括号“[ ]”）括入。
（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（四）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。转发类公文标题，应避免冗长。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。
（五）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。学校公文“主送机关”的一般用法为：校内行文，学校发至全校的文件，“主送机关”用“各学院、部处室，各直属单位”或“各分党委、党总支、直属党支部，各部处室、直属单位”；发文范围较小的文件，“主送机关”用“各有关单位”；对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。
（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（七）附件说明。包括公文附件的顺序号和名称。
（八）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，主办单位署名在前，其余发文单位依次排列。
（九）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文、会议纪要可以不加盖印章。
（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文等，应将联系人、联系电话等作为附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十三）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位；应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十四）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
（十五）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。公文格式纸共分四种：
（一）以校党委名义、以党委和行政联合名义发出的校内公文使用“中共烟台大学委员会文件”格式纸，分为“烟大党发”、“烟大党任”等。
（二）以学校行政名义发出的校内公文使用“烟台大学文件”格式纸，分为“烟大校发”、“烟大校任”等。
（三）以学校名义发出的校外公文使用“中共烟台大学委员会”、“烟台大学”格式纸，分为“烟大党字”、“烟大校字”、“烟大党函字” 、“烟大函字”等。
（四）以校办名义发出的公文使用“烟台大学办公室文件”或“烟台大学办公室”格式纸，分为“烟大办发”、“烟大办字”、“烟大办函字”等。
第十一条 公文的版式按照《党政单位公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。
第四章 行文规则
第十二条 学校公文实行学校党委、行政和校办两级行文制度。行文应确有必要，注重实效，从严控制公文制发规格和数量，坚持少而精。能以校办名义发文的，不以学校名义发文；可发便函、普通通知公告的，不印发正式文件。
第十三条 行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定。
（一）学校党委、行政可向全校各单位（部门）行文。校办根据校党委、行政授权可以向各单位（部门）行文。
（二）中共烟台大学纪律检查委员按照工作职责可以向校内单位行文。中国教育工会烟台大学委员会和共青团烟台大学委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文，行文规则参照此办法。学校其他单位（部门）不得制发红头文件。
（三）各职能部门在各自职权范围内，可以部门名义在协同办公系统就日常具体工作安排等向相关单位发布不带正式文号的通知公告。凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题，不必行文。
（四）各单位（部门）除校办外不得以学校名义对外正式行文。
第十四条 请示应一文一事，原则上主送一个单位（部门），不得多头主送。不得在非请示公文中夹带请示事项。
向无隶属关系的有关业务主管部门请求有关批准事项时，要使用“函”。
第十五条 属于学校有关职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送职能部门处理，不必向学校请示。确需学校解决的问题，职能部门要事先提出具体意见。
第五章 公文起草
第十六条 起草公文应做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机构的指示精神，符合学校的有关规定。
（二）全面、准确地反映客观实际情况，所提出的政策、措施切实可行。
（三）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文字简练。
第十七条 公文起草一般是“谁主管谁起草”。对于涉及学校全局性的综合性文件或特别重要的文件可成立文本起草小组，也可由学校领导亲自拟稿或主持拟稿。职能部门拟以学校名义行文，应代拟文稿，必要时送有关部门会签。公文文稿起草前要深入调查研究，进行充分论证，广泛听取意见。要突出公文的针对性、指导性和可操作性，切实减少有关重要性或者意义的一般性论述， 减少现状分析的一般性表述，政策性文件文稿一般应控制在3000字以内。
第十八条 拟制公文，对涉及其他单位（部门）职权范围的事项，主办单位（部门）应当主动与有关单位（部门）协商，取得一致意见后方可行文。
第六章 公文校核
第十九条 公文草拟后，先由主办部门负责同志核稿签字；如涉及几个部门工作的公文，由主办部门直接送有关部门会签。
凡以学校名义起草的正式公文，由主办部门负责同志进行审核。涉及有关部门业务的事项需经过协调并取得一致意见。公文中如涉及法律事务，应报送学校法律事务部进行审查并出具相应意见。涉密公文应报送学校保密委员会进行审核。
第二十条 会签部门在核签文稿时，对文中的错、别、漏字，标点不当，语法错误等，可直接予以修改。如需做较大修改，应征得起草部门同意后修改，或附纸提出修改意见。
第二十一条 需要集体研究的公文，应按照相关规定提交有关会议进行研究，并根据会议精神进行修改完善。
第七章 公文签发
第二十二条 公文应当经相关负责人审批签发。
（一）公文拟稿完成后，由公文拟稿单位主要负责人按要求报有关校领导签发。
（二）校办根据学校授权制发的公文，由校办负责人签发。
（三）纪要原则上由召集会议的校领导（主持人）签发。
第二十三条 领导签发、会签公文，应明确签署意见，并写上姓名和时间；若圈阅，则视为同意。圈阅公文应注明圈阅时间。
第八章 公文发文
第二十四条 发文办理包括公文的核发、登记、印制、分发等程序。
（一）核发。校办在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核。经校核如需做涉及内容的实质性修改，需报原签发领导复审。
（二）登记。公文经领导签发后，由校办进行编号、登记。
（三）印制。公文印制由校办根据上级有关规定印制。
（四）发送。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文一般通过办公系统发布，不再以纸质形式下发。
第二十五条 发文要做到及时、准确、安全、保密。装封要严格清点，严防错发、漏发、误发。
第九章 收文办理
第二十六条 学校层面收文办理主要程序是：
（一）签收。主送学校的各类文电须经校办统一签收、登记、审核并组织运转。
（二）登记。公文处理人员对收到的公文进行分类，并对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当办理；是否已经办理。
（四）批办。阅知性公文由校办主任根据公文内容、要求和工作需要，合理确定分送范围。批办性公文由校办主任按照工作分工和业务职能，批请学校领导阅示或相关单位办理。属于一般性函件，可直接批转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。
（五）传阅。根据校办主任签批意见和工作需要，公文处理人员将公文及时送学校领导阅知、批办。阅知性公文一般按照学校领导职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照“先牵头负责人、后相关负责人”的顺序传批。
（六）承办。承办单位对校办交办的公文应签收、登记，并及时送单位负责人阅处。
（七）催办。校办工作人员应当及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。
（八）答复。承办单位应当及时将公文的办理结果答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十七条 各单位（部门）要高度关注学校协同办公系统发文情况，及时阅读并签收学校公文，根据内容和性质进行办理。凡涉及多个单位的公文，主办单位应当主动与有关单位协商，有关单位应当积极协作配合。
第二十八条 校办负有公文处理的督查责任，切实防止漏办和延误。
第十章 公文归档
第二十九条 公文办理完毕后，应当及时归档。
（一）需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。
（二）两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。
（三）单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。
第十一章 公文管理
第三十条 学校各单位（部门）在拟制涉密公文时，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。
第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
第三十二条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十三条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十四条 单位（部门）合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十二章 附 则
第三十五条 本办法由校办负责解释。本办法自发布之日起施行。
